Actualmente, la automatización de procesos es una herramienta que utilizan diversos tipos de empresas con el objetivo principal de conseguir ahorrar tiempo y costes. En otras palabras, la automatización de procesos corresponde a la incorporación de tecnología para ayudarnos en la realización de nuestra actividad laboral.
Antes de comenzar con la implantación de la automatización de los procesos, se les debe comunicar a los trabajadores para que tengan conocimiento del nuevo funcionamiento.
Seguidamente, habría que establecer un guión del nuevo sistema que se va a seguir. Para ello, se llevará a cabo una definición de las funciones de cada empleado (si quieres saber más pincha aquí).
Posteriormente pasaremos a la adaptación al sistema. Este proceso conlleva un tiempo de adaptación, por lo que hay que tener paciencia, los resultados acabarán llegando.
Es importante realizar bien estos pasos, sin importar el tiempo que nos pueda llevar, ya que con la automatización de procesos vamos a poder recuperarlo rápidamente en el futuro.
Ventajas de la automatización de procesos
Implantar un sistema para la automatización de procesos, lleva consigo algunas ventajas para tu instalación deportiva que a largo plazo permitirán ahorrar tiempo y dinero a la vez que se mejora la calidad del servicio ofrecido:
- Mejor reparto de las tareas entre los trabajadores.
- Control de las tareas, es decir, conocer de manera rápida si las tareas han sido realizadas o no y, en el segundo caso, por qué no se han podido realizar.
- Conocer y comunicar de manera rápida aquellas incidencias u ordenes de trabajo que se necesiten en cualquier área de la instalación.
- Tener informes completos sobre la actividad de los trabajadores o las actuaciones realizadas en alguna zona o equipo de la instalación.
- Poder llevar una gestión integral de la instalación, conociendo dónde se desperdician recursos y dónde es necesario un mayor uso de los mismos.
- Eliminación de la carga de papel.
Todas estas ventajas asociadas a la automatización de procesos pueden ser gestionadas dentro de una instalación deportiva a través de estas herramientas que a continuación os presentamos.
Autocontrol Plan
La primera herramienta para la automatización de procesos es Autocontrol Plan. Esta herramienta ayuda en la gestión digital del plan de mantenimiento en cualquier instalación deportiva. Podríamos definirlo como un software que nos ayuda a organizar todas las actuaciones de tus Planes de Autocontrol.
Esta herramienta ayudará a gestionar de forma sencilla los distintos tipos de mantenimiento (normativo, preventivo, conductivo, correctivo y predictivo).
Aporta soluciones a problemas como el exceso de papel, la falta de control, las incidencias, el porcentaje de cumplimiento y la gestión del tiempo.
A continuación, se destacan las principales ventajas de implantar Autocontrol Plan:
- Planificación y gestión: en este apartado incluimos incidencias, tareas, órdenes de trabajo y partes de trabajo.
- Optimización del tiempo: consigue un aumento de productividad en la plantilla, organizando la jornada.
- Mejora del control: te permite un control en tiempo real, genera informes detallados y cumple con la normativa vigente.
- Gestor documental: permite tener archivados y digitalizados todos los documentos de tu instalación, evitando así el uso del papel.
- Disponibilidad inmediata: la información se puede consultar en la nube de forma sencilla desde cualquier dispositivo móvil.
- Panel de control: permite consultar el estado de las tareas e incidencias, mejorando así el control y la toma de decisiones en segundos.
- Mejora de la comunicación interna: puedes consultar y registrar en la nube las tareas que debes realizar, facilitando así el trabajo.
- Servicio integral: se ofrece apoyo y soporte siempre que se necesite. Ya sea de manera presencial o telemática, también a través de los videos tutoriales.
Autocontrol Piscinas SILOE
Otro ejemplo para la automatización de procesos es la gestión digital del libro de piscinas a través de Autocontrol Piscinas SILOE. Esta herramienta sirve como ayuda a la hora de cumplir fácilmente con las obligaciones establecidas en el Real Decreto 742/2013.
Digitaliza las mediciones diarias y mensuales de laboratorio del tradicional libro de piscinas, mejorando el control de la calidad del agua y el aire a través de un sistema telemático.
Al término de cada temporada de baño, se generará automáticamente el Informe SILOE, que se subirá al sistema del Ministerio de Sanidad.
Las principales ventajas que supone la implantación de Autocontrol Piscinas SILOE:
- Cumplimiento de la normativa: con esta app realizas de forma automática lo previsto en el Real Decreto 742/2013.
- Evitar sanciones por incumplimiento.
- Mejora de la gestión y eficiencia en la instalación: debido a su rapidez y sencillez en los procesos a realizar.
- Mejora del estado higiénico-sanitario de las piscinas: facilitando el control de calidad de agua y aire.
- Notificación de alarmas: se comunica por email y por notificaciones app cualquier tipo de alarmas e incidencias en tiempo real.
- Ahorro del tiempo: la redacción y subida del informe anual SILOE es un procesos que conlleva mucho tiempo, la app simplifica todo este proceso.
- Gestor documental: se tendrán todos los documentos de la instalación digitalizados, eliminando el exceso de papel.
- Disponibilidad inmediata: toda la información se puede consultar desde un ordenador o dispositivo móvil.
- Panel de control: mejora del control y la toma de decisiones gracias a poder conocer cualesquier tipo de incidencia de manera inmediata.
- Mejora de la comunicación interna: a través de email o notificaciones app se podrá informar en tiempo real de cualquier incidencia ocurrida.
- Servicio integral: se ofrece apoyo y soporte siempre que se necesite tanto de manera presencial como telemática, incluso a través de los videos tutoriales.
