Proyectar una nueva instalación. Un proceso que parte del cumplimiento de la normativa vigente y que tienen como meta la gestión final del servicio. En el camino, un arduo proceso de diseño, documentación, construcción y gestión. Inmerso en el desarrollo de planificación de la instalación se encuentra el plan de mantenimiento, un documento esencial para el proyecto e integrado por el Manual de Mantenimiento, el Libro del Edificio y el Plan de mantenimiento.
Cada uno de los tres documentos podrían ser equiparado con una línea temporal distinta. El Manual de Mantenimiento actuaría cómo el pasado de la instalación. El Libro del Edificio como el presente y el Plan de Mantenimiento se correspondería con la visión de futuro. Si aun no tienes claro cuáles son las diferencias entre estos tres conceptos, este post intentará resolver tus dudas.
Proyectos para la implantación
Los documentos o proyectos necesarios para el diseño, construcción y gestión de una instalación cumplen cuatro finalidades:
- Decisión: demuestra la viabilidad y conveniencia de la ejecución de la instalación
- Ejecución: documentos o actuaciones que se utilizan y se realizan durante la ejecución de la obra
- Planificación: documentos que sustentan la ejecución de la instalación
- Gestión: documentación necesaria para poner en marcha el edificio e imprescindible para el inicio de la actividad
En este último proyecto, para la gestión, se ubica el Plan de mantenimiento. Asimismo, en el proyecto para la gestión también se encuentra: la liquidación y recepción de obra, el proyecto de actividad, el Plan de autoprotección y los documentos de gestión.
El plan de mantenimiento
Una vez localizado el lugar que ocupa el plan de mantenimiento, vamos a desglosar de que se compone el mismo. Como ya se hemos mencionado con anterioridad, en la fase de elaboración del plan de mantenimiento se ha de elaborar el Manual de Mantenimiento, el Libro del Edificio y el Plan de Mantenimiento.
El Manual de Mantenimiento
El Manual de Mantenimiento pretende dejar constancia de los materiales y elementos utilizados durante la ejecución de la obra así como su ubicación. El objetivo de este documento es habilitar la posibilidad de realizar un seguimiento periódico para el mantenimiento de la instalación.
El Manual de Mantenimiento se compone de los siguientes apartados:
- Características del edificio, material, equipos o sistemas de la instalación
- Actuaciones de mantenimiento de cada uno de los anteriores elementos: se recomienda la elaboración de fichas de las áreas y sub-areas que forman la instalación y las tareas de mantenimiento requeridas en cada una de estas zonas
- Precauciones que se van a adoptar: acciones de mantenimiento correctivo, predictivo y predictivo
- Periodicidad de intervención: frecuencia de las tareas programadas
- Seguridad de las acciones: especificar las medidas de prevención y seguridad para aplicar en los trabajos
- Otro tipo de observaciones adicionales que favorezcan el mantenimiento de la instalación
El Libro del Edificio
El Libro del Edificio está formado por el conjunto de documentos que ofrece información sobre el edificio. El documento condensa las características físicas, técnicas y legales del emplazamiento.
Las funciones del Libro del Edifico son:
- Identificar el edificio
- Registrar la documentación de carácter legal y técnico (Ley de Ordenación de la Edificación, Código Técnico de la Edificación, Certificado Final de Obra, Certificado de Control de Calidad, etc.)
- Planificar las necesidades de mantenimiento
- Realizar una evaluación constante del estado de la instalación
- Elaborar un archivo histórico
El cumplimento de estas funciones sirve de fuente de proyección para el Plan de Mantenimiento. Cuanto mayor sea la información del Libro del Edificio, mayor será la precisión de la elaboración del Plan de Mantenimiento. De este modo, el Libro, para que sea lo más completo posible debe contener:
- Cuaderno de Registro (datos de licencia, dato de garantías, datos de identificación y construcción de la instalación, etc.)
- Proyecto final de obra (esquema de instalaciones, materiales de construcción, estudios geotécnicos, etc.)
- Planos del proyecto (de plantas, alzados, de cimentación, secciones etc.)
- Esquemas de las redes de instalación
- Archivo de documentos (documentos relaciones con la contratación, documentos del suministro de servicios, garantías y manuales de los equipos, etc.)
- Licencias y certificado final de la obra de construcción
- El Manual de Mantenimiento del edificio
- Registro de incidencias
- Hojas de control
En definitiva, el Libro del Edificio permite al propietario de la instalación acceder a cualquier tipo de información de carácter relevante. Igualmente facilita la planificación de tareas de reparación o rehabilitación de las zonas en caso de desperfectos o averías.
El Plan de Mantenimiento
El Plan de Mantenimiento es el conjunto de acciones o tareas de mantenimiento que tienen una determinada periodicidad y que se ejecutan con unos equipos específicos.
La organización de tareas posibilita conocer de manera constante el estado de funcionamiento de la instalación. También la de sus equipos. El objetivo deseado es mantener el complejo en condiciones óptimas. Por tanto, la instalación debe actuar como un sistema organizado. La consecución de buenos resultados tan solo depende de los medios disponibles y de la estructuración de la periodicidad.
De este modo, con el Plan de Mantenimiento como guía para la marcha de la instalación, la elaboración dependerá de las siguientes fases:
1º Análisis de la situación
2º Definición de la política de mantenimiento
3º Establecimiento de las necesidades de nuestra instalación
4º Recopilación de información y datos:
-
- Previos a la ejecución de la obra
- Obtenidos durante la ejecución de la obra
- Derivados de la obra
5º Planificación las actuaciones
-
- Periodicidad
- Personal
- Equipos
- Presupuesto
6º Implementación del Plan de Mantenimiento
7º Evaluación y seguimiento
El Plan de Mantenimiento, como actividad prospectiva, urge un constante control. A fin de que el proceso sea lo más sencillo posible, Autocontrol Plan nace como la solución idónea a la gestión de los planes de autocontrol.
Integra el plan de mantenimiento con Autocontrol Plan
Asumiendo que las tareas de mantenimiento dependen de las dimensiones de la instalación, herramientas como Autocontrol Plan permiten planificar, controlar y evaluar todo el Plan de Mantenimiento.
El Manual de Mantenimiento, como registro de los materiales, cuidados o frecuencias de intervención es un soporte fundamental para el Plan de Mantenimiento. Gracias al primero de los tres documentos del plan, la planificación del mantenimiento es más accesible.
Igualmente, de la mano de Autocontrol Plan podrás programar las tareas y ordenes de trabajo del personal de acuerdo con la segmentación de áreas de la instalación. Aspectos como el registro de incidencias, documentos relacionados con los equipos o la calendarización de las acciones tienen cabida en la aplicación de Autocontrol Plan. Además, su gestor documental te permitirá almacenar toda la documentación que alberga el Libro del Edificio.
Si estás interesado o necesitas ayuda relacionada con los planes de mantenimiento digital puedes hacerlo a través de nuestro teléfono de contacto 983 044 047 y 696 588 712 o escribirnos a info@autocontrolsistemas.es . Estaremos encantados de conocerte y ayudarte en este proceso.
