Sin coordinación no hay planificación y sin planificación no hay meta. Hablar del proceso de planificación de una organización significa hablar de un proceso colectivo. Para que la entidad estructure y defina adecuadamente los logros y objetivos que desea obtener, todos los niveles de la organización deben participar en el proceso de planificación.
La planificación es concebida como el proceso de organización que permite conseguir una serie de objetivos y metas. Asimismo, esta organización es entendida como la selección de acciones, la definición metodológica y la asignación de tarea divididas en distintos niveles. Entonces, gracias a la planificación, los distintos niveles de la organización trabajan dando respuesta a qué, quién, cómo, cuándo y dónde realizar las tareas propias.
En este desgranado de la planificación, se añade la distinción entre planificación estratégica y planificación operativa. En el caso de la primera, se referencia a la toma de decisiones acerca de qué hacer y en el caso de la segunda se relaciona más bien con el cómo hacerlo.
Proceso de planificación
La planificación consta de cinco fases que parte de la selección del objetivo y llega a la evaluación de los mismos.
1. Selección de objetivos
Como si comenzásemos un largo viaje en coche, el primer paso será indicar el destino en el GPS. En este caso el destino se llama objetivo y será la fase más importante de todas. El dónde queremos llegar incidirá en todo el trayecto.
La selección de los objetivos ha de ser clara e inequívoca. No solo debe cumplir la condición de claridad, además los objetivos han de ser alcanzables. Para conseguir esta segunda característica deberemos cerciorarnos de que contamos con los medios suficientes par llevarlos a cabo.
2. Flexibilidad de los objetivos
Las acciones o tareas son la carretera del viaje. La conducción hasta los objetivos se realizan en base a las tareas. Las actividades programadas deben ser flexibles. Siempre debemos programar actividades modificables a lo largo de la ejecución del plan.
3. Análisis de medios
El plan dependerá de tres elementos: recursos financieros, humanos y materiales.
- Financieros: fondos de la organización que permiten prever la capacidad del plan
- Humanos: cantidad de personas necesarias para realizar determinadas tareas del plan
- Materiales: recursos físicos, espaciales, de comunicación, transporte, de marketing, …
El proceso de planificación de una organización engloba también la elaboración de un presupuesto. Este documento contendrá los gastos e ingresos que conllevará la realización de un plan. Destacar que una tendencia creciente en el ahorro de costes es la automatización de procesos.
Identificar los costes también tienen una vinculación directa con los recursos humanos y materiales disponibles. De la capacidad económica de la organización dependerá, en buena parte, las disposiciones administrativas.
4. Elaboración del plan
Es la etapa más difícil de todas. Supone determinar el devenir de la organización. En esta fase se definirán las acciones requeridas para alcanzar la meta. Además, se especificará la asignación exacta de recursos a cada tarea. En definitiva, la elaboración del plan implica desarrollar una estrategia de acción.
5. Seguimiento y evaluación
Al igual que en un viaje comprobamos frecuentemente el nivel de gasolina del vehículo, en el proceso de planificación de una organización cada fase es supervisada y medida.
Es normal que durante la ejecución del plan surjan imprevistos que obliguen a reestructurar ciertas parte de este. Igualmente, a medida que el plan avanza obtenemos más información que facilita la remodelación o reasignación de recursos.
A parte, en esta fase las metas deben ser medidas y comparadas con la normativa financiera reflejada en el presupuesto. Con la evaluación se logra valorar el logro de los objetivos.
El proceso de planificación atañe a todos los niveles de la organización. En su elaboración se involucran todos los agentes responsables. Al fin y al cabo el alcanzar un objetivo empresarial es el resultado de la implicación de todo el equipo. En el desarrollo de planificación intervendrán roles e ideas diversas que se traducirán en consentimientos generales. Por consiguiente si hemos logrado cumplir con las metas iniciales es que la planificación ha sido apropiada.
Ventajas de planificar
Lograr los objetivos es el beneficio de la planificación perfecta. Entremedias, encontramos otras ventajas del proceso de planificación que contribuyen a mejorar el devenir de la organización.
En primer lugar , la planificación prepara a la organización para actuar bajo distintas condiciones. El plan proporciona escenarios para que sea más fácil para la organización adaptarse a cambios externos o internos.
Del mismo modo, la planificación reduce el conflicto organizativo. Con la asignación de tareas cada uno de los miembros de la organización sabe cuáles son las tareas que ha de realizar. Conforme a principios organizativos, desaparecerán confusiones o duplicidades.
Ligado a la anterior ventaja, la planificación también ayuda a mejorar la eficacia del trabajo. Aquellas actividades que han resultado infructíferas para alcanzar un objetivo pueden ser eliminadas durante el desarrollo del plan. Incluso, una calendarización de las tareas mejora la eficacia y la eficiencia de las actividades. De este modo se establecen ordenes de prioridades propiciando un ambiente productivo.
Planificar con Autocontrol Plan
La división por etapas y la calendarización son dos gestos imprescindibles para que el plan evolucione. La calendarización consiste el establecimiento de secuencias de las fases. La priorización de las tareas quedará sujeta a la necesidad de logar objetivos prioritarios. La aplicación Autocontrol Plan incorpora un calendario en el que podrás ver las tareas asignadas a cada operario, el área o la periodicidad de las acciones.
La organización de tu instalación será aun más fácil con la gestión digital de planes de mantenimiento, limpieza, seguridad o calidad. El software Autocontrol Plan además incorpora la gestión de incidencias. Esta función comunicará de inmediato al personal responsable de cualquier incidencia. La posibilidad de generar informes pondrá en el punto de mira las acciones que generen , de manera repetida, algún tipo de problemas.
Reconduce en cualquier momento el plan de tu organización. Crea órdenes y partes de trabajo, visualiza las tareas completadas o rechazadas, administra el gestor documental. Son muchas las acciones que podrás realizar con el software de Autocontrol Plan.
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